Die Stadt Zella-Mehlis eröffnet hiermit teilweise ihren Zugang für die elektronische Kommunikation nach Maßgabe der nachfolgenden Regelungen (Rahmenbedingungen).
Diese Regelungen gelten nur für die elektronische Kommunikation mit der Stadt Zella-Mehlis und nicht für Angebote von Dritten, auf die möglicherweise auf dieser Website verwiesen wird (zum Beispiel andere Behörden).
Zugangseröffnung für rechtsverbindliche elektronische Nachrichten
Soweit eine förmliche Zustellung erforderlich ist, die einen Zustellnachweis erfordert, ist dies momentan auf elektronischem Weg nur über De-Mail poststelle(at)zella-mehlis.de möglich.
In einigen Fällen schreibt das Gesetz ausdrücklich vor, dass die Dokumente schriftlich übermittelt werden müssen. Grundsätzlich dürfen auch diese Dokumente elektronisch übermittelt werden. Sie müssen dann aber mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.
Sofern die Stadt Zella-Mehlis den Zugang eröffnet hat, kann die Anmeldung, Ummeldung oder Abmeldung unter Nutzung einer qualifizierten elektronischen Signatur auch auf elektronischem Wege erfolgen.
Zugangseröffnung für den einfachen formlosen elektronischen Schriftverkehr (ohne Rechtsverbindlichkeit)
nach § 3a Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetz (ThürVwVfG)
Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten über das Internet an die Stadt Zella-Mehlis ist nur unter folgenden Voraussetzungen zulässig:
- Zugänge im Sinne dieser Zugangseröffnung sind die in der Internetpräsentation der Stadt Zella-Mehlis unter www.zella-mehlis.de publizierten E-Mail-Adressen.
- Die Stadt Zella-Mehlis nimmt im Rahmen der elektronischen Kommunikation Dokumente in folgenden Dateiformaten entgegen:
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- Adobe Acrobat (.pdf)
- Microsoft Office Dateien (.docx/ .xlsx/ .pptx)
- Rich Text Format (.rtf)
- JPEG-kompatible Dateien (.jpg / .jpeg/ .gif)
- In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (so genannte Makros) verwendet werden.
- Documente der Formate Microsoft Word (.doc), Microsoft Excel (.xls) und nur Text-Formate (.txt) sind nur zulässig in gepackter Form als ZIP-Datei mit Passwortverschlüsselung!
- Die Gesamtgröße einer E-Mail incl. aller Anhänge (Attachments) ist auf eine Größe von 25 Megabyte (MB) beschränkt.
- Dateien in unter Punkt 2 genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Zella-Mehlis nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen. In übersandten E-Mails mit ausführbaren Dateien (z.B. *.exe, *.bat), werden diese Anhänge ungelesen gelöscht.
- Bei Nutzung der Zugangseröffnung, wird das Einverständnis vorausgesetzt, dass die E-Mail auf Viren und Spam überprüft wird. E-Mails, die als Viren klassifiziert worden sind, werden ungelesen gelöscht und nicht weiter bearbeitet. Da in E-Mails, die Computerviren enthalten, in aller Regel die Absenderadressen gefälscht worden sind, erfolgt keine elektronische Rückinformation.
- Wurde eine elektronische Kommunikation eröffnet, geht die Stadt Zella-Mehlis davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
- Bei Schriftverkehr, der nach geltendem Recht der Schriftform bedarf, ist bis auf weiteres keine elektronische Übertragungsform zugelassen. Dies gilt auch für fristgebundene Anträge und Erklärungen.
- Aus technischen und organisatorischen Gründen kann die Stadt Zella-Mehlis zurzeit noch keine elektronischen Signaturen auf Echtheit und Gültigkeit prüfen. Dies hat zur Folge, dass Dokumente, die einem Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in elektronischer Form übersandt werden. Wir bitten deshalb, in diesen Fällen die papiergebundene Kommunikation zu nutzen.
- Die Stadt Zella-Mehlis kann aus technischen und organisatorischen Gründen zurzeit keine verschlüsselten E-Mails entschlüsseln. Falls vertrauliche Informationen gesendet werden sollen, bitten wir, hierzu die Briefpost zu verwenden.
- Die Stadt Zella-Mehlis verwendet eine Software zur Filterung von unerwünschten E-Mails (Spam-Filter). Durch den Spam-Filter können Ihre E-Mails abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale als Spam identifiziert wurden.
Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Zella-Mehlis und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z.B. anderen Behörden.
Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist, erfolgt eine Information durch den Empfänger, soweit möglich und zumutbar. Dieser Fall kann z.B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.
